Zorluk: standarttan çok, kurumsal karmaşıklık
GRI Standartları raporlama çerçevesini tanımlar; ancak belediyelerin çok katmanlı organizasyon yapısı, farklı görev alanları ve kamuya özgü işleyişi için hazır bir veri toplama organizasyonu sunmaz. Büyükşehir ölçeğinde asıl zorluk, doğru veriyi doğru birimden, doğru kapsam ve formatta toplayabilmektir.
Manuel yaklaşımda bu yapı; çok sayıda dosya, e-posta, toplantı, hatırlatma, veri kontrolü ve tekrar eden koordinasyon faaliyeti anlamına gelir.
Standardı kullanıcıya değil, veriyi doğru kullanıcıya götürmek
iatro, kurumsal yapı içindeki görev ve faaliyet alanlarını GRI gereklilikleriyle eşleştirerek soru ve veri taleplerini ilgili birimlere dağıttı. Katılımcıların karşısına tüm standart seti yerine yalnız kendi faaliyet alanlarıyla ilişkili sorular, tablolar, sayısal alanlar, seçenekler ve açıklamalar geldi.
“Kullanıcının GRI uzmanı olması gerekmeksizin, kaynağında yapılandırılmış veri üretmesi mümkün hale geldi.”
200+ birimde dağıtık ve eşzamanlı veri toplama
İzmir Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki 200’ün üzerindeki birim ve departmandan veri toplama süreci dağıtık biçimde yönetildi. Birbirini bekleyen seri işlemler yerine farklı birimler aynı anda kendi veri girişlerini gerçekleştirebildi.
Veri toplama sürerken gelen bilgiler raporlama yapısına dahil edildi. Böylece veri toplama ile rapor oluşturma birbirinden tamamen ayrı iki aşama olmaktan çıktı.
Sonuç: yaklaşık %90 daha az operasyonel raporlama eforu
Önceki manuel çalışma yaklaşımıyla karşılaştırıldığında, iatro destekli süreçte veri talebinin dağıtılması, takip edilmesi, konsolidasyonu ve raporlama yapısına aktarılması için gereken operasyonel eforun yaklaşık %90 azaldığı değerlendirildi.
Farklı kullanıcıların paralel faaliyetleri tek bir doğrusal süreç gibi normalize edildiğinde, veri toplama başlangıcından raporlamaya kadar platform üzerindeki toplam aktif operasyonel işlem yükünün yaklaşık üç saat seviyesinde olduğu görüldü.
GRI bilgisinin sürecin ön koşulu olmaktan çıkması
İzBB sürdürülebilirlik ekibinin deneyiminde, önceki manuel çalışma dönemindeki koordinasyon ve iş yükünden uzak, daha kolay ve yönetilebilir bir raporlama süreci oluştu. Soru yapıları ve veri tiplerinin faaliyet alanlarına göre dağıtılması, katılımcıların standardın teknik yapısını ayrıntılı biçimde bilmeden veri üretebilmesini kolaylaştırdı.
Bir belediyeden belediye ekosistemine ölçeklenebilir yapı
2026 uygulamasında raporlama kapsamı ana belediye organizasyonu ile sınırlandırıldı; iştirakler ve bağlı kuruluşlar kapsam dışında tutuldu. Mevcut deneyim, aynı mimarinin ana kurumdan bağlı kuruluşlara, iştiraklere ve bunların alt birimlerine kadar çok katmanlı biçimde genişletilebileceğini gösterdi.